Как организовать работу над годовой отчетностью и можно ли превратить отчет в инструмент продвижения.

23 ноября состоялась церемония награждения лауреатов Конкурса годовых отчетов, организованная RAEX («РАЭКС-Аналитика»).

Всего в конкурсе была рассмотрена и оценена публичная нефинансовая отчетность 158 компаний и организаций. Отчеты оценивались по пятибалльной шкале. Среди благотворительных и социальных НКО наивысший рейтинг — «пять звезд» — получили годовые отчеты таких НКО, как «Альпари», «Арифметика добра», «Дети-бабочки», «Дом Роналда Макдоналда — Семья вместе», «Живи сейчас», «Искусство, наука и спорт», «Металлург» и православной службы помощи «Милосердие».

В специальной номинации «Лучший интерактивный годовой отчет среди НКО» победителем стал Благотворительный фонд Елены и Геннадия Тимченко.

Кроме того, в рамках конкурса прошел круглый стол на тему лучших практик и подходов к подготовке годовой отчетности среди некоммерческих организаций.

По словам заместителя генерального директора рейтингового агентства RAEX («РАЭКС-Аналитика») Дмитрия Кабалинского, еще три года назад уровень отчетности НКО оставлял желать лучшего, однако лучшие практики быстро кристаллизуются, и уже целый ряд фондов готовят отчеты, сопоставимые с лучшими образцами коммерческих компаний.

Как подготовить годовой отчет за один день

Как рассказала руководитель фонда «Дети-бабочки» Алена Куратова, несколько лет назад подготовка годовой отчетности в фонде «Дети-бабочки» выглядела так: текущая работа сотрудников оказывалась парализована на два-четыре месяца, огромное количество времени и ресурсов тратилось на то, чтобы просто вспомнить, что происходило в течение года. Но в 2018 году фонд сделал ставку на цифровизацию — у команды появилась информационная система, которая не только содержит информацию о пациентах, но и «чекает» все, что происходит в фонде.

«Задача для разработчиков была такая — создать решение, чтобы мы могли в настоящем времени ставить галочку на все то, что мы планируем потом отправить в отчет. Благодаря такому подходу мы видим все цифры и показатели в онлайн-формате и готовы предоставить отчет любому нашему донору сразу по запросу», — подчеркнула спикер.

Руководство фонда также приняло решение максимально уйти от больших форматов информации. Так, для доноров, которые могут уделить фонду не более десяти минут, формируется отчет в виде инфографики. Его удобно просмотреть даже на экране телефона. В итоговый годовой отчет включаются только те данные, которые демонстрируют, как проекты фонда выросли по сравнению с предыдущим годом.

«Чем больше мы экономим время своей целевой аудитории — доноров, аудиторов, подопечных, государства, чем более мы краткие и понятные, тем больше нам доверяют», — уверена Куратова.

По мнению президента Благотворительного фонда помощи детям и взрослым с нарушениями иммунитета «Подсолнух» Ирины Бакрадзе, в такой сфере, как здравоохранение, нельзя быть чересчур краткими. Коммуникации фонда, с одной стороны, направлены на подопечных и партнеров, с другой — на специалистов органов здравоохранения и медицины. Годовой отчет при этом должен быть понятным и интересным всей аудитории.

«Нам важно показать весь спектр направлений работы наших проектов, многие из которых системные, — уточнила Бакрадзе. — Мы решили не отказываться от полной версии отчета, которая занимает более ста страниц, при этом мы выпускаем красочную краткую версию сразу же после окончания года».

Кроме того фонд ежеквартально публикует промежуточные отчеты объемом пять-шесть страниц, которые освещают ключевые инициативы и цифры по итогам квартала.

Годовой отчет как инструмент продвижения фонда

Годовой отчет может быть отличным инструментом продвижения организации, уверен руководитель направления «PR, коммуникации и фандрайзинг» благотворительного фонда «Милосердие» Сергей Разбирин. «Мы хотим быть прозрачными, понятными и хотим создать такие условия, чтобы все желающие получили полную информацию о нашей работе», — отметил он.

«Открытая публичная отчетность создает позитивный фон вокруг деятельности организации, повышает доверие со стороны потенциальных партнеров. Кроме того, у СМИ всегда под рукой полная информация о фонде, если она им понадобилась», — заявил Разбирин.

В 2021 году руководство фонда сделало ставку на мультиформатность и многоканальность при продвижении отчетности. Особенность итогового отчета 2021 года — наличие печатной и электронной версий. При этом электронная версия отчета — это по сути отдельный интерактивный сайт с дружелюбной версткой, который доступен как с компьютера, так и с мобильного устройства.

«Электронная версия отчета расширяет возможности получения информации и привлекает молодежную аудиторию, — утверждает Разбирин. — Печатную версию мы также решили сохранить, так как 30% наших благополучателей — пожилые люди без навыков работы в интернете. Мы передаем печатные версии в социальные учреждения, широко используем их на конференциях и открытых мероприятиях».

Источник: АСИ