Какие новые форматы и тенденции есть в составлении годовых отчетов, разбирались вместе с НКО и экспертами третьего сектора.

На что ориентироваться?

Публичный годовой отчет – необязательный, но полезный документ для некоммерческих организаций. Именно благодаря ему можно заинтересовать новых доноров и партнеров, привлечь пожертвования и рассказать, чем прошедший год запомнился для организации.

В отличие от остальной отчетности, публичные годовые отчеты составляются в свободной форме. Формат может быть любым – на что хватит фантазии, сил и ресурсов.

Надежда Янкелевич, руководитель направления внешних связей фонда «Нужна помощь», выделяет несколько трендов в составлении публичных годовых отчетов. Это то, что поможет НКО быть «на волне».

Первый тренд связан с сторителлингом. Сейчас НКО все чаще рассказывают о достижениях через истории своих подопечных или сотрудников. Делать это можно как в письменном, так и в видеоформате.

Второй тренд – использование новых форматов. Отчеты, сделанные в виде PDF-документа, до сих пор остаются самым распространенным вариантом. Но некоторые НКО делают инфографику, снимают видео и создают свои лендинги – с каждым годом таких форматов все больше.

«Следующий тренд связан с тем, что НКО перестают просто показывать свою работу, а начинают объяснять, почему это важно. Это не просто фиксация: “Мы сделали десять программ, у нас стало больше подопечных”. Все чаще я вижу в годовых отчетах, как НКО объясняют, зачем они работают, как их проекты помогают решать социальные проблемы. Есть тренд на рефлексию, а не простую отчетность», – говорит Надежда Янкелевич.

Последний тренд – демонстрация в отчетах живых примеров. Это не обязательно люди: если НКО помогает животным, сохраняет природу и защищает культурное наследие, то это могут быть упоминания конкретных кейсов работы. Постепенно сухие цифры и факты отходят на второй план – вместо этого в центре оказываются примеры из жизни.

Три необычных формата

АСИ выбрало три интересных формата публичных годовых отчетов, которые НКО могут сделать самостоятельно.

Вариант 1. Лендинг

Вместо привычного pdf-формата НКО могут создать лендинг со своим публичным годовым отчетом. Главный плюс такого формата в том, что человек может сам «путешествовать» по отчету: не просто читать страницу за страницей, а выбирать то, что интересно в первую очередь.

Например, центр «Благосфера» выпускает отчеты на отдельном лендинге с 2017 года – с момента публикации первого годового отчета. Посмотреть годовой отчет центра за 2022 год можно по ссылке.

Подготовка к созданию такого отчета длится в течение года: сотрудники центра собирают данные и вписывают в специальные формы (чаще всего для этого используют Google-таблицы). Часть данных собирают в первые месяцы по итогам прошедшего года: финансовые показатели, статистику охватов медиапродуктов и каналов и т.д.

После того, как штатные сотрудники собрали всю необходимую информацию, «Благосфера» привлекает специалистов со стороны для верстки лендинга.

«Хотя это и простейшая Тильда, но для дизайна, минимальной анимации (это важно и для привлекательности страницы, и для удобства пользователей) все-таки требуется помощь профессионалов», – объясняет Елена Темичева, директор по коммуникациям и стратегическому развитию центра «Благоcфера».

Вариант 2. Сторителлинг

Фонд «Свет.дети» подготовил годовой публичный отчет за 2022 год от лица своего подопечного – 13-летнего Раделя Хисамова, который уже семь лет борется с лейкозом.

«Идея появилась, когда мы брали интервью у детей перед Новым годом. Я общалась тогда с Раделем, и он очень интересно рассказывал о своем лечении и жизни в квартире фонда. Мы подумали, что было бы классно, чтобы Радель рассказал о том, как он видит работу фонда в целом», – говорит Юлия Беленькая, заместитель директора по фандрайзингу фонда «Свет.дети».

Чтобы подготовить такой отчет, Марина Бобришова, контент-менеджер фонда, созванивалась с Раделем около пяти раз. Начинали издалека: сначала говорили о египетских богах, теннисе, рецепте татарских лепешек – и с этих тем постепенно перешли на обсуждение фонда.

Важным было вместе с детским взглядом передать точные факты: поэтому рассказ Раделя дополняют врезки с точными цифрами: кому, сколько раз и на какие средства помогли в фонде.

Также весь отчет выполнен в общей стилистке: иллюстрации подготовил специалист, который сотрудничает с фондом. Ему составили техническое задание: как и что нарисовать, а дальше – вместе выбирали, что больше всего подходит для иллюстрации.

Вариант 3. Видео

Редкий, но уже существующий формат публичных годовых отчетов – это видеоотчеты. Как правило, в таком ролике упоминается вся та же информация, что и в pdf-файле: какие программы были реализованы за год, сколько пожертвований собрали, кому помогли и т.д.

В 2021 году фонд «Хранители детства» опубликовал свой ролик с итогами прошедшего года. Видео длится шесть минут: в нем объясняется, какие программы есть у фонда и какую конкретно помощь могут получить подростки.

Как отмечают в фонде, на подготовку текста для ролика ушло около недели. Еще пять дней – на отрисовку самого видео.

«Наши партнеры, компания “Смыслотека”, сделали ролик. Рисовал художник в технике видеоскрайбинг: художник работает в специальной программе, накладывается музыка и закадровый голос», – объясняет Надежда Чибис, специалист по коммуникациям и фандрайзингу фонда поддержки семьи и детей «Хранители детства».

А нужен ли креатив?

Если НКО привыкла выпускать традиционные годовые отчеты в pdf-форматах, которые нравятся их партнерам и донорам, то не обязательно заставлять себя «креативить». Пробовать новые форматы стоит, только если есть желание, силы и запрос.

«На мой взгляд, главное делать отчет от людей и для людей. Не надо относиться формально ни к команде, ни к наполнению, ни к читателям», – говорит Надежда Янкелевич.

Главное – найти ресурсы сделать хотя бы небольшой публичный годовой отчет. Это отличный инструмент коммуникации и возможность рассказать о себе как донорам и партнерам, так и коллегам по сектору.

«Многие думают, что годовые отчеты никто не читает. Если вам тоже так кажется, то знайте – это не так. Есть хотя бы один человек, который все читает и смотрит – это я», – заключает Надежда Янкелевич.

Материал подготовлен по проекту «НКО-профи». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Благотворительного фонда Владимира Потанина.

Источник: АСИ